Zaczyna się niewinnie – od jednej, zwodniczej myśli “Ech, zrobię to później”. Kończysz na tym, że zostajesz pozbawionym snu zombie z terminem zbliżającym się jak nóż do gardła. Niczym James Bond ślizgasz się po deadline’ach, rozbrajając bomby na sekundę przed wybuchem. Prokrastynacja.

Jak nie wpaść w zaklęty krąg prokrastynacji? Lub też raczej – jak go przerwać?

 

Prokrastynacja – czym jest?

Najkrócej rzecz ujmując – prokrastynacja jest to odkładanie czegoś na później, choć równie dobrze możesz zrobić to już w tej chwili.

Być może czasem siedzisz i gapisz się w ścianę… Ale prokrastynacja to chytry zawodnik. I często przybiera kamuflaż czegoś ważnego do zrobienia. Sprawdzasz Facebooka albo zostajesz mistrzem pasjansa. Albo sprzątasz całe mieszkanie na olśniewający błysk. Albo sprawdzasz, jaka jest prędkość lotu jaskółki bez obciążenia, bo jest to właśnie najbardziej kluczowa informacja. Nie to, że się obijasz – przecież jesteś bardzo zajęty!

Skąd to się bierze? Polecam to wystąpienie TED – genialnie pokazuje, jak działa prokrastynacja.

 

Na początek: konkret

Zanim przejdziesz do dalszej lektury tego posta: Pomyśl o jednej rzeczy, którą wciąż odkładasz na później.

Może to być rzecz wagi fundamentalnej (jak praca dyplomowa), a może coś zupełnie drobnego (jak guzik, który należałoby przyszyć do swetra). Może przychodzi Ci na myśl zadanie narzucone Ci z góry (jak raport zlecony przez szefa), a może plany, które odkładasz na wieczne nigdy (jak zadbanie o zdrowie czy spełnienie Twojego marzenia).

Ten post nie ma być dla Ciebie tylko wymówką, by zająć się czymś innym (czy nie ma czegoś, co powinieneś robić właśnie teraz, hmmm?). Chodzi mi o to, żebyś wyniósł z niego jakiś konkret, który będziesz mógł wykorzystać.

Już? Gotowe?

 

Najpierw diagnoza

Zanim zajmiesz się wykorzenianiem prokrastynacji – zastanów się, z czego to wynika. Nie, nie patrz na artykuły “Jakie są przyczyny prokrastynacji?” (bo znajdziesz przynajmniej dwadzieścia możliwych odpowiedzi). Ważne jest to, dlaczego Ty odwlekasz.

Może Ci pomóc zasada 5 WHY. Jak ona działa? Zadawaj kolejno pytania “dlaczego?”, aż dojdziesz do sedna. Jak to zrobić? Możesz zajrzeć do tego postu.

Naprawdę, zastanów się nad tym. Raczej nie chciałbyś, żeby lekarz zapisywał Ci lekarstwa na chybił-trafił, bez diagnozy? No właśnie. To jest bardzo ważny punkt.

Jeśli dotarłeś już do przyczyny – to gratuluję. Teraz możesz coś z tym zrobić. Poniżej podaję przykładowe przyczyny i pomysły, jak możesz je przezwyciężyć. Czy któryś powód brzmi znajomo?

 

To zadanie nie jest dla Ciebie ważne (albo po prostu nie lubisz tego robić)

Być może odwlekasz działanie, bo po prostu uważasz, że jest bez sensu, nieistotne. Mierzi Cię sama myśl o jego wykonaniu. Zabieranie się za to uważasz za zupełną stratę cennego czasu – więc tego nie robisz.

Propozycja rozwiązania

Tutaj mamy dwie opcje: optymistyczną lub mniej optymistyczną.

Wersja optymistyczna: Przemyślałeś sprawę i stwierdzasz, że wcale nie musisz tego robić. Czy możesz je sobie odpuścić? A może ktoś inny mógłby wykonać je za Ciebie? Jeśli tak – problem rozwiązany!

Wersja mniej optymistyczna głosi, że zadanie musi być zrobione – i, co gorsza, to Ty musisz je wykonać.

Nie jestem zwolenniczką wmawiania sobie, że zachwyca mnie perspektywa zmywania naczyń. W takich przypadkach stosuję raczej “substytuty motywacji”. Na przykład pomaga mi grywalizacja – każdy nieprzyjemny obowiązek to dodatkowe punkty, za które dostanę nagrodę. Często też wyobrażam sobie ulgę, jaką poczuję, gdy skreślę to zadanie z listy.

 

Lubisz nutkę adrenaliny

Jeśli surfowanie po deadline’ach to Twój ulubiony sport ekstremalny, to ten punkt mówi o Tobie. Być może faktycznie w trzy dni można napisać najlepszą pracę magisterską w historii świata. Czy jednak Twoje dzieła wykonane na ostatni moment są równie dobre, co wcześniej przygotowane?

Na czym polega magia deadline’u? Bliski termin najczęściej sprawia, że skupiasz się tylko na jednym priorytecie. Absolutnie nie możesz pozwolić sobie na żadne rozpraszacze. Odcinasz wszystkie zbędne myśli, koncentrujesz się tylko na zadaniu i poświęcasz mu maksymalną uwagę. Co więcej – skoro masz nóż na gardle, nie masz czasu na perfekcjonizm, dobieranie idealnej czcionki w edytorze tekstu. Po prostu robisz to, co masz zrobić.

Propozycja rozwiązania

Wiesz, że taki sposób działania jest możliwy bez terminu dyszącego Ci nad karkiem? Tak działa stan flow, w którym po prostu jesteś tu i teraz, całą uwagę poświęcasz działaniu.

Mnie w osiągnięciu tego stanu pomaga monotasking – koncentracja tylko i wyłącznie na tym, co teraz robię. Odcinam wszystkie rozpraszacze, wylogowuję się z mediów społecznościowych. Najlepiej działa mi się rano, zanim zaleje mnie setka bodźców domagających się mojej uwagi. Wtedy pracuję równie efektywnie, co z terminem na wczoraj.

Jeśli potrzebujesz dodatkowej stymulacji, pomyśl, co może Ci ją jeszcze dać. Na przykład publiczna deklaracja (“Tym razem skończę tę prezentację tydzień wcześniej!”), nagroda (“Jak zrobię to wcześniej, to wyjeżdżam na weekend!”)… Pomyśl, co do Ciebie najlepiej przemawia.

 

Masz na głowie zbyt wiele

Twoja lista “To Do” ciągnie się niczym odcinki Mody na Sukces? Trudno się dziwić, że nie zabierasz się do roboty, jeśli czujesz się przytłoczony dziesiątkami zadań i planów. W takim stanie ducha łatwiej nie robić żadnego z nich i szukać ukojenia w kolejnym odcinku serialu.

Propozycja rozwiązania

W takiej sytuacji trzeba zadziałać systemowo.

Po pierwsze – wypisz wszystkie zadania na kartce. Wyrzuć je z głowy.

Po drugie – wykreśl wszystko, co nie jest teraz konieczne.

Po trzecie – wybierz tylko jedno (a maksymalnie trzy), którym będziesz się zajmować w najbliższym czasie. I tylko na tym się skoncentruj.

I nie przejmuj się, że coś zostanie w tyle. Każde kolejne zadanie przybliża Cię do celu. Każde.

Polecam też system kanban i stworzyć tablicę opisaną w tym poście.

 

Zadanie jest zbyt skomplikowane

Gdybym zapisała na mojej liście zadań “zorganizować międzynarodową konferencję”, prawdopodobnie świat prędzej ujrzałby teleportery niż tę konferencję. Po pierwsze – to nie jest zadanie, tylko cały projekt. Po drugie – za nic nie wiem, jak się do tego zabrać.

Propozycja rozwiązania

Rozbij zadania na mniejsze. A potem jeszcze bardziej. Aż będziesz mógł każde z nich połknąć na raz. Zrób pierwszy, mały krok. A potem kolejny.

A jeśli w ogóle nie wiesz, na jakie zadania je rozbić? Google stoi przed Tobą otworem. Pytaj, szukaj, dowiaduj się, czytaj.

 

Uważasz, że sobie z tym nie poradzisz

Zadanie Cię przeraża, bo wychodzi poza to, co znasz i potrafisz. Uważasz, że się do tego nie nadajesz, że z całą pewnością nie stworzysz czegoś, co będzie dość dobre. Myślisz, że to jest dla Ciebie zbyt trudne. Wtedy pojawia się prokrastynacja.

Propozycja rozwiązania

Jedno zastrzeżenie: tutaj powinieneś dobrze rozeznać swoje odczucia.

Są takie zadania, do których żadna ilość afirmacji mnie nie zmobilizuje. Są zadania, których nie wykonam tu i teraz. Jeśli planujesz w ciągu tygodnia z kanapowca zwyczajnego stać się biegaczem maratonów – to możesz jednak napotkać trudności. Jeśli czujesz, że to zadanie Cię niszczy, zamiast budować – to może warto poszukać drogi wyjścia. Być może trzeba poczekać, zdobyć więcej wiedzy i doświadczenia.

ALE! Jeśli Twoje odczucia mógłbyś określić jako “Chciałbym, ale boję się”, jeśli zadanie jest w zasięgu Twoich możliwości, ale wymaga wyjścia poza to, co bezpieczne i znane – nie rezygnuj tak łatwo! Niestety, w wielu przypadkach zbyt łatwo stwierdzamy, że zadanie jest zbyt trudne – i poddajemy się.

Obawiasz się niepowodzenia? Cóż, nie będę ukrywać – jest całkiem możliwe. Ale wiesz co? Porażki są dobre. Porażki pokazują, że się rozwijamy. Trzeba czasem przejść przez trudności, błędy i pomyłki, żeby faktycznie coś osiągnąć. Jeśli zabierasz się za nowy obszar – praktycznie nie ma opcji, że nie popełnisz błędu.

Jak mówił klasyk: “Nic się nie zmienia od na tyłku siedzenia”. Jeśli chcesz gdzieś dotrzeć, to niestety wykonanie pierwszego kroku Cię nie ominie.

 

Cierpisz na perfekcjonizm

To odmiana poprzedniego punktu. Chcesz, żeby efekt Twoich starań był doskonały, by budził powszechny zachwyt, byś mógł kroczyć w glorii i chwale. Widzisz tylko dwie możliwości: albo totalny triumf, albo zupełną klęskę. Wszystko albo nic.

Propozycja rozwiązania

Cóż… tylko że z takim podejściem nie zrobisz nic. A prawda jest taka, że plan wykonany tak sobie i tak jest o wiele lepszy od tego, który tkwi tylko w Twojej głowie. Jeśli popełnisz błąd – możesz wyciągnąć wnioski, poprawić i nie dopuścić do niego następnym razem. Jeśli stawiasz na doskonałość tu i teraz, to możesz tylko perfekcyjnie stać w miejscu.

I jeszcze jedno – warto dzielić zadania na etapy. Masz do napisania tekst? Przy tworzeniu pierwszego szkicu całkowicie wyłącz autokorektę – po prostu wyrzuć na papier (czy do komputera) swoje myśli. Dopiero potem przyjdzie czas na redakcję i poprawki. Jeśli od początku narzucisz sobie kaganiec “musi być idealnie”, to nie wyjdziesz poza pierwsze zdanie. Mając ten komfort, że przecież to wszystko poprawisz, łatwiej stworzysz zarys całego tekstu.

 

Źle zarządzasz swoją energią i czasem

Jeśli po włączeniu komputera natychmiast giniesz w czeluściach Facebooka, to nie dziw się, że ważne zadania leżą odłogiem. Być może zły nawyk to tylko część problemu, ale warto też sięgnąć po techniki zarządzania czasem.

Propozycja rozwiązania

Zdecydowanie pomaga tu technika Pomodoro. Włączasz minutnik na 25 minut i w tym czasie skupiasz się tylko i wyłącznie na zadaniu, które masz wykonać. Żadnych rozpraszaczy. Przez te 25 minut możesz zrobić jedno zadanie lub konkretną jego część. Znacznie łatwiej przekonać się do pracy przez niecałe pół godziny, niż do ślęczenia nad zadaniem przez wiele godzin.

I jeszcze jedno: zarządzanie swoją energią to też dbanie o odpowiednią ilość snu i właściwe odżywianie się. Jeśli ledwie widzisz ze zmęczenia, to i silna wola jest mocno nadwątlona. I łatwiej przychodzi nam prokrastynacja.

 

To jak? Działasz?

Czy te sposoby do Ciebie przemawiają? A może masz swoje własne? Podziel się w komentarzu!

 

Stop! Nie zatrzymuj się! Zobacz jeszcze:

→ Grywalizacja – zamień życie w grę

→ Kaizen – czyli mały krok do wielkiej zmiany

→ Porażki, czyli co nam przeszkadza w rozwoju